O certificado digital é uma tecnologia que garante a autenticidade e a integridade de documentos e informações, além de ser uma forma de identificação eletrônica.
Com a crescente necessidade de digitalização de processos e a constante evolução tecnológica, o uso desse documento tem se tornado cada vez mais comum dentro das empresas.
Neste artigo, vamos mostrar como administrar a produção de certificado digital dentro da sua empresa, para garantir a segurança e a eficiência nos processos digitais.
Confira a seguir!
Você vai ver nesse texto:
- O que é o certificado digital?
- Quais empresas precisam de um certificado digital?
- Quais os tipos de certificado digital?
- Como tirar um certificado digital?
- Como fazer o meu certificado digital sem sair de casa?
O que é o certificado digital?
O certificado digital possibilita a autenticação e a assinatura eletrônica de documentos e informações.
A Autoridade Certificadora (AC) emite esse certificado, que funciona como uma identificação eletrônica, garantindo a autenticidade e integridade dos dados transmitidos pela internet.
Um conjunto de informações que identificam uma pessoa física ou jurídica, como o nome, o CPF ou CNPJ e a chave pública, compõe o certificado digital.
O titular do certificado armazena essas informações criptografadas em um dispositivo como um cartão inteligente, token USB ou software instalado no computador.
Existem diferentes tipos de certificados digitais, cada um com características e finalidades específicas.
O A1, por exemplo, é armazenado no computador e tem validade de um ano, enquanto o A3 é armazenado em um cartão inteligente ou token USB e tem validade de até três anos.
Diversos processos digitais utilizam o certificado digital, como o envio de declarações fiscais, a assinatura de contratos eletrônicos e a autenticação de transações financeiras.
Além disso, ele é uma forma segura e eficiente de substituir a assinatura em papel, garantindo a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
Quais empresas precisam de um certificado digital?
O certificado digital é uma ferramenta importante para garantir a autenticidade e integridade de documentos e transações realizadas na internet.
Mas, afinal, quais empresas precisam de um certificado digital? A resposta é: depende.
De modo geral, as empresas que precisam são aquelas que realizam operações que exigem segurança e validade jurídica, como emissão de notas fiscais eletrônicas, assinatura de contratos, acesso a sistemas do governo, entre outras.
No entanto, a obrigatoriedade do uso desse documento varia de acordo com a atividade da empresa e a legislação em vigor.
Algumas atividades que geralmente exigem o certificado digital são:
Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e)
Desde 2010, a emissão de notas fiscais eletrônicas é obrigatória para empresas em todo o Brasil.
Para emitir as NF-e, é necessário ter um certificado digital, que garante a autenticidade e integridade dos documentos.
Escrituração fiscal digital (EFD)
A EFD é um conjunto de escriturações fiscais digitais que devem ser entregues pelas empresas ao governo.
E, para fazer a entrega, é necessário usar o certificado.
Conectividade Social
O Conectividade Social é um sistema da Caixa Econômica Federal que permite o envio de informações sobre empregados e empregadores ao governo.
Para acessar o sistema, é necessário usar o certificado digital.
Sped Contábil e Fiscal
O Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) é um conjunto de ferramentas que simplificam e unificam a escrituração contábil e fiscal das empresas.
Para fazer a entrega das informações, é necessário usar o certificado.
Acesso ao e-CAC da Receita Federal
O e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) é um sistema da Receita Federal que permite o acesso a diversas informações fiscais e tributárias.
Para acessar o sistema, é necessário usar o certificado.
Além disso, outras empresas também podem precisar do certificado digital, dependendo da legislação aplicável ao seu segmento de atuação.
Quais os tipos de certificados digitais?
Existem vários tipos de certificados digitais disponíveis no mercado, cada um com características específicas para atender às necessidades das empresas e pessoas físicas.
Conheça os principais deles:
A1
Em primeiro lugar, temos o A1, um arquivo eletrônico que o usuário armazena diretamente em seu computador ou dispositivo móvel.
Esse tipo de certificado tem validade de 1 ano e é indicado para uso pessoal ou de pequenas empresas que não realizam operações de alta complexidade ou valor.
A3
O A3 é um dispositivo físico que armazena o arquivo eletrônico do certificado.
Esse tipo de certificado pode ser encontrado em formatos como smart card, token USB e cartão com chip.
Além disso, ele tem validade de 1 a 3 anos e é especialmente indicado para empresas de médio e grande porte que realizam operações de alta complexidade ou valor.
e-CNPJ
O certificado digital e-CNPJ é exclusivamente destinado às empresas e permite que elas realizem diversas operações eletrônicas com a Receita Federal, como a emissão de notas fiscais eletrônicas e o acesso ao e-CAC.
Além disso, ele tem validade de 1 a 3 anos e é utilizado para a identificação da pessoa jurídica.
e-CPF
Diferentemente do e-CNPJ, o e-CPF é voltado somente para pessoas físicas e possibilita a realização de várias operações eletrônicas, como a declaração do imposto de renda e o acesso ao e-CAC.
Além disso, ele tem validade de 1 a 3 anos e é utilizado para identificação da pessoa física.
SSL/TLS
Por fim, utilizamos o certificado digital SSL/TLS para garantir a segurança das informações trocadas entre um site e seus visitantes.
Isso quer dizer que, se você tem uma loja virtual, sistemas de comércio eletrônico, ou que lidam com informações sensíveis, como dados de cartão de crédito, o SSL/TLS é o mais indicado para você.
Esse tipo de certificado é emitido pelo órgão certificador de sites e tem validade de 1 a 3 anos.
Como tirar um certificado digital?
Se você precisa de um certificado digital, seja para pessoa física ou jurídica, é possível obtê-lo de forma rápida e simples. Veja abaixo o passo a passo.
1) Escolha uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Em primeiro lugar, é importante entender que existem diversas Autoridades Certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil, como Serasa Experian, Certisign, Safeweb, entre outras.
Depois, lembre-se de escolher uma AC que seja confiável e ofereça o tipo de certificado que você precisa.
2) Faça o cadastro e a validação presencial
Após escolher a AC, o segundo passo é fazer o cadastro e a validação presencial.
Para isso, é necessário levar documentos pessoais, como RG, CPF e comprovante de residência, se for pessoa física.
Se for pessoa jurídica, é necessário levar os documentos da empresa, como contrato social, CNPJ e documentos dos responsáveis legais.
Além disso, é necessário pagar uma taxa para emissão do documento.
3) Receba o certificado digital
Após o cadastro e a validação presencial, chegou a hora da emissão do seu certificado.
Depois da emissão, ele pode ser baixado no site da AC ou enviado por e-mail.
É importante guardá-lo em um local seguro e protegido por senha.
4) Instale o software do certificado digital
Por fim, para usar o certificado digital, é necessário instalar o software correspondente.
As ACs geralmente disponibilizam o software para download no site, e é importante seguir as instruções de instalação.
Com o documento em mãos e o software instalado, é possível usá-lo para assinar documentos eletrônicos com validade jurídica, acessar o e-CAC da Receita Federal, emitir notas fiscais eletrônicas, entre outras operações.
É importante lembrar que o certificado tem validade de alguns anos e, após esse período, é necessário renová-lo.
Você pode renová-lo de forma simples, sem a necessidade de validação presencial, desde que o anterior esteja válido.
Como administrar a produção de certificado digital na sua empresa?
Identifique os usuários que precisam de certificado digital
Em primeiro lugar, é importante definir quais colaboradores da empresa precisam de certificado digital para realizar suas atividades.
Em geral, são aqueles que lidam com documentos eletrônicos e transações financeiras.
Escolha uma autoridade certificadora confiável
Existem diversas autoridades certificadoras no mercado, e é importante escolher uma que seja confiável.
Verifique se ela está credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Defina uma política de segurança
É fundamental estabelecer regras claras sobre o uso dos certificados digitais na empresa.
Defina quem terá acesso aos certificados e como eles serão armazenados e protegidos.
Gerencie os certificados
É importante ter um sistema de gestão de certificados, que permita monitorar as suas validades, bem como os seus usos.
Dessa forma, é possível evitar que eles expirem ou que os colaboradores utilizem indevidamente.
Treine os colaboradores
Por fim, não se esqueça do treinamento!
É fundamental que os colaboradores que utilizarão o certificado digital saibam como utilizá-lo de forma segura e eficiente.
Além disso, certifique-se de que todos entendam a importância desse documento e qual é a utilização correta.
Como fazer o meu certificado digital sem sair de casa?
Se você precisa emitir o seu Certificado Digital, saiba que é possível fazer isso sem sair de casa, de forma rápida e segura, contando com a ajuda de uma contabilidade especializada como o Grupo Prímor.
Somos uma empresa de contabilidade completa que oferece serviços para empresas de diversos segmentos e tamanhos em todo o país.
Entre os nossos serviços, está a emissão do certificado digital.
Para emitir o seu certificado digital conosco, basta seguir estes passos:
- Acesse o nosso site e solicite uma cotação para emissão do certificado digital.
- A nossa equipe irá entrar em contato com você para entender suas necessidades e indicar o melhor tipo de certificado para o seu caso.
- Se for possível fazer a validação online, vamos enviar um link para que você realize a validação por videoconferência.
- Após a validação, iremos emitir o seu certificado digital e enviar para você de forma segura.
Além disso, você pode aproveitar os demais serviços oferecidos pela nossa empresa, como a redução de impostos dentro da lei, para pagar o menor imposto possível.
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