Como mudar de contador: Guia para iniciantes

Como mudar de contador? Vamos responder a essa pergunta e elaborar um verdadeiro guia para iniciantes no tema. Neste conteúdo, vamos falar sobre os motivos mais comuns que levam as empresas a trocar de contador, quais fatores considerar na hora de contratar um novo escritório e, por fim, como fazer uma transição suave.

Como mudar de contador: É realmente necessário fazer a mudança?

Como mudar de contador deve ser uma pergunta rara em qualquer empresa e, se for uma decisão a ser tomada, deve-se ter total ponderação e cuidado. É claro que, ao longo do conteúdo, vamos falar sobre como fazer essa mudança, mas isso deve ser considerado, principalmente se for a primeira vez.

Insatisfação com os serviços prestados

Um dos motivos mais comuns para essa mudança é justamente a insatisfação do cliente com os serviços prestados, muitas vezes devido a problemas contínuos, falta de comunicação e até mesmo atrasos na entrega. 

A qualidade do serviço é fundamental para manter a contabilidade da sua empresa em dia e a saúde financeira da sua empresa intacta. A Prímor, por exemplo, possui uma taxa de satisfação dos nossos clientes de 99%, o que é apenas um indicativo da qualidade dos nossos serviços.

Mudanças nas necessidades da empresa

Em outros casos, o próprio crescimento da empresa leva à necessidade de mudança. Afinal, se o negócio cresce, a estrutura muda e a contabilidade também precisa se adaptar. 

Muitas vezes, os problemas nos serviços prestados surgem justamente porque o escritório não está apto a atender todas essas mudanças decorrentes do crescimento, tornando a mudança necessária.

Por exemplo, a Prímor Contábil precisou fazer uma grande atualização em 2017 para atender às novas demandas das empresas. Hoje, temos clientes em todo o território nacional e até mesmo empresas internacionais.

Necessidade de uma especialização ou competência diferente

Por fim, com base no nosso conhecimento do mercado, muitas vezes a mudança se faz necessária devido a uma mudança de foco da empresa. 

Por exemplo, se a sua empresa está entrando em um novo mercado com um novo produto e esse setor requer um conhecimento contábil específico, é essencial contar com um escritório que possa lidar com as questões complexas desse campo e que já possua expertise na área.

Como mudar de contador: Quais fatores a se considerar ao contratar um novo escritório?

Agora que você entendeu os principais motivos que tornam essa decisão extremamente necessária, vamos explicar quais são os fatores principais a considerar na hora de contratar um novo escritório.

Reputação 

A reputação é um fator determinante para avaliar como está o escritório atualmente e como foi no passado recente. Portanto, consulte referências de outros clientes e procure avaliações online para ter uma visão mais precisa sobre a qualidade do serviço.

Na nossa página inicial, por exemplo, você consegue encontrar alguns dos vários depoimentos que recebemos de clientes da Prímor.

Certificações

As certificações são um ótimo indicativo de que os profissionais do escritório estão seguindo os padrões éticos estabelecidos, como os definidos pelo Conselho Federal e Regional de Contabilidade. 

Verificar essa informação é fundamental para evitar problemas com pessoas antiéticas. A certificação da Prímor Contábil pode ser conferida pelo número PR-004391/0-2 no CRC (Conselho Regional de Contabilidade).

Experiência

O terceiro fator é a experiência no setor, que é fundamental porque, como cliente, você não é obrigado a entender toda a parte técnica da contabilidade da sua empresa. No entanto, para evitar problemas futuros, é interessante buscar os escritórios mais experientes. 

Uma boa forma de avaliar é verificando quais foram os clientes desse escritório e quais são os clientes atuais. Além disso, o conteúdo produzido pelo escritório também é essencial para entender a experiência dos profissionais. 

Por exemplo, a Prímor Contábil possui um blog, um canal no YouTube e redes sociais para que você possa acompanhar todas as novidades do mundo contábil e tirar suas principais dúvidas.

Tecnologia

A tecnologia também é um fator importante para verificar se o escritório está atualizado com as novidades do mercado. Afinal, novas tecnologias podem aumentar a produtividade e garantir mais vantagens. 

Infelizmente, não há uma única forma de fazer essa verificação, já que muitas vezes os escritórios não falam diretamente sobre isso com os clientes. Portanto, a melhor decisão é perguntar diretamente sobre as tecnologias que o escritório utiliza.

Honorários

Honorários e a estrutura de pagamento são fundamentais porque envolvem um valor fixo mensal que deve ser considerado para a sua empresa. Nós da Prímor dividimos em planos, onde sua empresa pode clicar aqui e escolher qual se encaixa mais para as suas necessidades.

Como mudar de contador: Como planejar a melhor transição possível?

Após tomar a decisão com base nos fatores que discutimos anteriormente, vamos mostrar na prática como planejar a melhor transição possível de um escritório para outro.

Passo 1: Notifique o contador atual

Primeiramente, é fundamental notificar o contador atual antes de fazer qualquer mudança. É importante sempre manter a comunicação respeitosa e profissional. 

Essa notificação é essencial porque você deve solicitar ao contador atual a entrega de todos os relatórios gerados e documentos importantes para a transição. É crucial incluir um prazo para a entrega e estar disponível caso o contador atual precise de informações adicionais.

Passo 2: Estabeleça um cronograma para transição

Após a entrega dos documentos, é necessário estabelecer um cronograma para a transição com o novo contador. Afinal, pode levar algum tempo para que o novo escritório se familiarize com os processos e a contabilidade da sua empresa.

Esse pode ser o passo mais importante na transição, pois os processos não podem mudar drasticamente e gerar atrasos. Portanto, é necessário definir um prazo realista e permitir que o novo escritório tenha tempo suficiente para entregar tudo corretamente.

Passo 3: Formalize a contratação

Por fim, formalize a contratação do novo escritório com um contrato que inclua os serviços prestados, a estrutura de pagamentos, as responsabilidades e outras formalidades necessárias para garantir a validade do contrato.

A formalização ajuda a evitar problemas e outras complicações logo no início. Uma vez alinhados, tudo seguirá com maior tranquilidade durante o processo de transição.

Conte com a Prímor Contábil para a contabilidade da sua empresa nesse momento de transição de forma simples e deixe as dores de cabeça de lado para sempre. Clique aqui e fale conosco no WhatsApp, logo o nosso time entrará em contato com você.

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